重要性與急迫性
當我們面臨的不是單純對一件事「要」或「不要」的選擇，而是要在一堆事情當中排定優先順序，甚至隨著時間變動，等待被選擇的事情也跟著改變的時候，使用機會成本的分析方法就不太合適。
這時候我們可以使用在管理學上常用的指標與座標的概念，在衡量事情的優先順序時有兩個常用的指標，一是重要性，其二是急迫性，這兩個指標形成一個平面座標。
橫軸是重要性，往右是重要性高，往左是重要性低，重要性代表的是對人生目標和價值而言是否重要。
縱軸是急迫性，往上是急迫性高，往下是急迫性低，急迫性表示某件事情是否必須立即處理。
跟數學的平面座標一樣，這橫軸和縱軸將平面切成四個象限。
第一象限：重要-急迫
第二象限：不重要-急迫
第三象限：不重要-不急迫
第四象限：重要-不急迫
我們來說明這四個象限分別代表怎麼樣的狀況，和要如何處理這四種狀況。
第一，重要-急迫
所謂既重要又急迫，是像救火隊一般的工作，必須立刻處理和回應，如果處理不當，會導致嚴重後果；或是與安全有關，如果不立刻去做可能會導致傷害；又或與成果有關的事情，必須在規定的時間內完成。重要又急迫的事情最好不要佔用每天時間的百分之十，並且應當做好規劃降低這類問題發生機率。
像是每天放學後的作業，或者準備下一堂課的小考，又或者是每天該複習的功課，這些都是既重要又急迫的事。
第二， 不重要-急迫
而不重要但急迫的事情是急如星火的瑣事，需要盡快處理，或是符合別人的期望，但與你的工作目標無關的事，記得，千萬不可以因為喜歡做某件事而誤以為這件是很重要。對於這些不重要但急迫的事越快處理完越好，因此你必須提高工作的效率。這些事常常發生而且無法避免，因此這些事情不可以佔用超過你每天時間的百分之四十。
對於不重要但急迫的事，有時候是因為「喜歡」而誤以為很重要，或者是因為「責任」的關係而必須立刻去做。譬如：每天下午放學後必須趕快回家幫忙家裡小吃店的生意直到深夜；或是家裡長輩生病了，你必須下了課立刻回家幫忙照顧老人家。這些事情雖是你的責任，但不是你人生的目標。不論是因為喜歡或責任，都要盡可能減少用在這些事的時間。
如果你真的非常喜歡與目前期望不太相符合的事，就像前面所說的「網球女孩」喜歡打網球一樣，就要重新思考並調整你的人生目標。
第三， 不重要-不急迫
不重要又不急迫的事是那些沒有時間的壓力，而且與工作目標無關，可以等有空再處理。這些不重要又不急迫的事不要佔用你每天時間的百分之十，而且你要定期檢視這些不重要又不急迫的事，避免因遺忘且拖太久而落入第二象限，變成不重要但急迫的事。
這些不重要又不急迫的事包括讀課外書、放學後打球、上網、玩線上遊戲、追劇等等，有時候也會為了逃避現實而選擇去做那些與自己人生目標和規劃不相符的事。短暫的逃避不是壞事，有時是為了放鬆心情，但卻要適時拉回正軌。
第四， 重要-不急迫
這重要但不急迫的事才是真正要全心全意投入的工作，而且必須要事先且慎重地做好規劃，再按部就班地執行。而這重要但不急迫的事最好能佔用你每天百分之四十以上的時間，最怕的事是沒有事先做好規劃，或者沒有按步就班依照規劃執行，而墮入第一象限，本來重要但不急迫的事卻變成既重要又急迫的事，讓你忙得焦頭爛額。
舉例來說，像是下一次的段考、國中教育會考、英檢初級檢定、每天預習功課、半年後的音樂比賽等等都是重要但就現在而言是不急迫的事，通常這些重要但不急迫的事卻是提升自我能力最重要的事。
在這急迫性和重要性交錯而成的四個不同組合，究竟該按照怎樣的順序來執行才對？
首先，優先順序最高的是第一象限既重要又急迫的事，雖然有點無奈，但還是要把既重要又急迫的事擺在第一位，而這樣的事是可以透過適當的規劃降低發生的機率。
第二，要去做的事是第二象限不重要但急迫的事，你要提高工作效率，盡速完成這些不是你人生目標的事。
第四象限重要但不急迫的事是你接著要做的事，而且這是你規劃好、真正投入心力要做的事。
最後才是第三象限不重要且不急迫的事，抽空去做這些事，並且要小心隨時檢視這些事，不要讓它落入第二象限變成不重要但急迫的事。
有一位同事，他家裡的長輩生了重病，他不得不在工作之餘，全心全力去照顧這位長輩。看他每天在家庭、公司、醫院裡奔走，像是多頭燃燒的蠟燭，真怕他哪天會支撐不住。所幸，這位同事天生就有喜歡照顧別人的個性，同事間相處也非常正向、開朗。在這段期間，他不時請教醫院裡護理人員關於慢性病的常識，也利用週末假日參加長期照顧專業人員培訓課程學習照顧病人的知識。
雖然，同事家中這位長輩在臥病多時之後還是因病辭世，但在同事細心照顧之下減輕不少生病時的不適。
照顧生病中的長輩原先並不是同事人生中的目標，但它發生了。一開始是「不重要但急迫」，同事也從不得已慢慢將這件事調整成「重要但不急迫」，透過詳細的規劃，學習照顧病榻中長輩的能力，轉個角度換個方向來看，這何嘗不是提升自我的能力呢？
老驥於 2020/02/27
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